In breve
- NotaioID 2.0 è un servizio della Rete Unitaria del Notariato, sviluppato da Notartel (la società informatica del Notariato), dedicato alla verifica delle identità digitali nelle operazioni a distanza.
- Fa parte di un pacchetto di strumenti più ampio, insieme a e-Sign4 (firma e marcatura digitale dei documenti) e FlaminiaDesk (gestione dello studio), presentati durante il Congresso Nazionale del Notariato di ottobre 2025.
- Questi strumenti supportano il notaio, ma non lo sostituiscono: l’identificazione della parte in un atto pubblico resta, per legge, una funzione e una responsabilità personale del notaio, anche quando l’atto si firma in videoconferenza.
- Per il cittadino, significa poter completare da remoto alcune operazioni (per esempio la costituzione di una SRL) con la stessa sicurezza giuridica di un atto firmato in Studio.
“Ma se firmo in videochiamata, come fai a sapere che sono davvero io?” è una domanda legittima, che ci sentiamo fare ogni volta che proponiamo a un cliente di completare un atto a distanza, per esempio la costituzione online di una società. La risposta sta in un insieme di strumenti tecnologici e di regole procedurali che il Notariato ha sviluppato negli ultimi anni, e che a ottobre 2025 hanno fatto un passo avanti con la presentazione di NotaioID 2.0.
Cos’è NotaioID 2.0 e chi lo ha sviluppato?
NotaioID 2.0 è un servizio della Rete Unitaria del Notariato (R.U.N.), la rete informatica interna della categoria, sviluppato da Notartel, la società partecipata dal Consiglio Nazionale del Notariato che si occupa dell’infrastruttura tecnologica dei notai italiani. È stato presentato il 18 ottobre 2025 a Roma, durante il Congresso Nazionale del Notariato, insieme a un altro servizio, e-Sign4, dedicato alla firma e alla marcatura temporale dei documenti digitali con le diverse tipologie di firma elettronica. Nella stessa occasione è stato presentato anche FlaminiaDesk, il software gestionale per l’organizzazione dello studio notarile: tre strumenti diversi, pensati per lavorare insieme nel percorso di digitalizzazione degli atti.
Cosa fa in concreto, dal punto di vista di chi firma un atto?
Quando un atto si perfeziona a distanza — per esempio nella costituzione di una SRL in videoconferenza, prevista dal D.Lgs. 183/2021 — il notaio deve comunque identificare con certezza la parte, verificarne la volontà e accertarsi che comprenda il contenuto dell’atto, esattamente come farebbe in presenza. Strumenti come NotaioID supportano questo lavoro fornendo controlli tecnologici sui documenti d’identità e sui dati digitali della persona, integrati con i sistemi di firma elettronica qualificata utilizzati per sottoscrivere l’atto. Restano fermi i principi generali: l’identificazione non è delegata a un algoritmo, ma è il notaio, personalmente, a valutare gli elementi raccolti e a farsene garante, con la responsabilità di pubblico ufficiale che gli è propria.
Perché questi strumenti contano per chi vive lontano da Napoli?
Per chi risiede all’estero, in un’altra regione, o semplicemente non può spostarsi facilmente, la possibilità di completare alcune operazioni con la consulenza online e, quando la legge lo consente, con la firma a distanza, riduce tempi e disagi senza ridurre le tutele. È il caso, per esempio, di procure rilasciate da chi vive all’estero, o di alcune operazioni societarie in videoconferenza. Resta ferma la regola generale: non tutti gli atti si possono fare a distanza, e la scelta dello strumento giusto (in presenza, in videoconferenza, con procura) va valutata caso per caso con lo Studio.
Cosa fa il notaio, in concreto
- Identifica personalmente ogni parte dell’atto, anche quando la firma avviene in videoconferenza, restando responsabile di questo accertamento.
- Utilizza gli strumenti della Rete Unitaria del Notariato come supporto tecnologico, non come sostituto della propria valutazione professionale.
- Valuta, per ogni pratica, se e quando l’atto può essere completato a distanza secondo le norme vigenti.
- Spiega al cliente, prima dell’atto, come funziona la procedura digitale e quali documenti servono.
Per approfondire firma digitale e PEC nella pratica quotidiana vedi la guida PEC e firma digitale, e per i documenti d’identità digitali (SPID, CIE) la pagina documenti online, SPID e CIE. Per capire come lo Studio utilizza l’intelligenza artificiale nel proprio lavoro, sempre sotto il controllo del notaio, vedi anche l’assistente IA dello Studio.
Tutti gli atti si possono firmare in videoconferenza?
No: solo alcune operazioni, come la costituzione di SRL prevista dal D.Lgs. 183/2021, sono espressamente disciplinate per la modalità a distanza; per la maggior parte degli atti resta necessaria la presenza fisica.
NotaioID sostituisce il documento d’identità?
No: è uno strumento di supporto alla verifica, che si affianca ai documenti ufficiali e alle procedure di identificazione che il notaio è comunque tenuto a condurre personalmente.
Firmare a distanza è meno sicuro che firmare in Studio?
No: le garanzie giuridiche sono le stesse, perché la legge impone al notaio identiche verifiche di identità, capacità e volontà della parte, indipendentemente dalla modalità con cui l’atto si perfeziona.
Chi vive all’estero può usare questi strumenti per un atto italiano?
Dipende dal tipo di atto: per alcune operazioni è possibile, per altre restano necessarie procure autenticate all’estero secondo le convenzioni internazionali applicabili; è utile verificarlo con lo Studio caso per caso.
Vuoi capire se il tuo atto si può completare a distanza? Chiedi un preventivo scritto oppure prenota una consulenza online.
Fonti per verificare
- Consiglio Nazionale del Notariato, presentazione di NotaioID 2.0, e-Sign4 e FlaminiaDesk (Congresso Nazionale del Notariato, 17-18 ottobre 2025) — notariato.it (Consiglio Nazionale del Notariato)
- Decreto legislativo 8 novembre 2021, n. 183 (costituzione di SRL in videoconferenza) — normattiva.it
- Legge 16 febbraio 1913, n. 89 (legge notarile), art. 47 (identificazione delle parti) — normattiva.it
- Consiglio Nazionale del Notariato, Rete Unitaria del Notariato — notariato.it
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