Documenti da portare in Studio

Ogni atto notarile ha bisogno di documenti diversi. Raccoglierli in anticipo è il modo più semplice per evitare rinvii dell’appuntamento: nella maggior parte dei casi i controlli che facciamo in Studio (visure catastali, ispezioni ipotecarie, verifiche urbanistiche) partono proprio da questi documenti, e senza di essi non possiamo cominciare.

Di seguito trovi la lista per le pratiche più frequenti. Non serve procurarsi tutto da soli: molti documenti possiamo recuperarli noi. Se hai un dubbio, scrivici o portaci quello che hai — ci penseremo insieme.

Prima di tutto: due regole valide sempre

• Documento d’identità in corso di validità e codice fiscale di tutte le persone che firmeranno. Vanno bene carta d’identità, patente, passaporto, permesso o carta di soggiorno. Se il documento è scaduto o sta per scadere, rinnovalo prima dell’appuntamento.
• Mandaci i documenti via email appena li hai, anche in foto. Più tempo abbiamo per esaminarli, più è probabile che eventuali problemi vengano fuori prima del rogito e non il giorno stesso.

Compravendita immobiliare

Documenti della parte venditrice

• Titolo di provenienza: l’atto con cui il venditore è diventato proprietario (rogito d’acquisto, donazione, dichiarazione di successione con eventuale accettazione di eredità, decreto di trasferimento, sentenza di usucapione).
• Attestato di Prestazione Energetica (APE) in corso di validità, con la ricevuta di deposito presso la Regione.
• Documentazione urbanistica: licenza o concessione edilizia, permesso di costruire, SCIA, eventuali pratiche di sanatoria con prova del pagamento dell’oblazione e agibilità, se disponibile. Per i fabbricati anteriori al 1° settembre 1967 è sufficiente la dichiarazione di anteriorità.
• Planimetria catastale aggiornata e conforme allo stato dei luoghi. Se ci sono difformità vanno sistemate prima dell’atto da un tecnico.
• Attestazione dell’amministratore di condominio sulle spese condominiali pagate e su eventuali lavori deliberati; copia del regolamento di condominio.
• Se l’immobile è gravato da ipoteca: conteggio estintivo aggiornato della banca e indicazione della data prevista per la cancellazione.
• Se c’è stata mediazione immobiliare: dati dell’agenzia, copia della fattura e del pagamento della provvigione, estremi dell’iscrizione al ruolo.
• Per i terreni: certificato di destinazione urbanistica rilasciato dal Comune (valido un anno, se non sono intervenute modifiche agli strumenti urbanistici).
• Se il venditore è coniugato: estratto per riassunto dell’atto di matrimonio, per verificare il regime patrimoniale.
• Se il venditore è una società: visura camerale aggiornata, eventuale delibera autorizzativa, dati del legale rappresentante.

Documenti della parte acquirente

• Documento d’identità e codice fiscale (anche del coniuge, se in comunione dei beni).
• Estratto per riassunto dell’atto di matrimonio o, se non coniugato, certificato di stato libero; per le unioni civili, estratto dell’atto di unione.
• Copia del contratto preliminare registrato, se è stato firmato.
• Tracciabilità dei pagamenti: estremi dei bonifici o degli assegni versati a titolo di caparra e acconti (vanno indicati in atto per legge).
• Se si chiedono le agevolazioni prima casa: indicazione del Comune in cui si trasferirà la residenza entro diciotto mesi e, se ricorre, i dati dell’immobile venduto per il credito d’imposta.
• Se l’acquisto avviene con mutuo: vedi il paragrafo successivo.

Approfondimenti utili: La compravendita, le agevolazioni prima casa, il sistema del prezzo-valore e il credito d’imposta per il riacquisto.

Mutuo

• Documento d’identità e codice fiscale della parte mutuataria e di eventuali garanti o terzi datori d’ipoteca.
• Estratto per riassunto dell’atto di matrimonio o certificato di stato libero.
• Delibera di concessione del mutuo e nominativo del referente della filiale.
• Copia del prospetto informativo europeo (PIES) consegnato dalla banca e del piano di ammortamento.
• Perizia tecnica sull’immobile, se già disponibile.
• Dati catastali dell’immobile da ipotecare e titolo di provenienza (se il mutuo non è contestuale all’acquisto).

Se mutuo e compravendita si firmano lo stesso giorno, la banca e lo Studio si parlano direttamente: ci servono i contatti dell’ufficio mutui con almeno una settimana di anticipo.

Contratto preliminare (compromesso)

• Documenti d’identità e codici fiscali di tutte le parti.
• Titolo di provenienza e dati catastali dell’immobile.
• Accordo economico già definito: prezzo, importo della caparra e degli acconti, termine per il rogito.
• Eventuale proposta d’acquisto accettata tramite agenzia.

Sui costi e sul recupero delle imposte al rogito: quanto costa registrare il preliminare.

Dichiarazione di successione

• Certificato di morte o autocertificazione della data e del luogo del decesso.
• Stato di famiglia storico del defunto alla data del decesso e dati anagrafici completi di tutti gli eredi.
• Documento d’identità e codice fiscale di ciascun erede.
• Testamento, se esiste: originale olografo o estremi del testamento pubblico.
• Titoli di provenienza di tutti gli immobili caduti in successione e visure catastali.
• Per i conti correnti e i titoli: dichiarazione della banca con i saldi alla data del decesso; per le polizze, comunicazione della compagnia.
• Eventuali donazioni fatte in vita dal defunto (rilevano per le franchigie).
• Spese funebri e mediche dell’ultimo semestre, se si vogliono portare in deduzione.
• Se il defunto era titolare di quote societarie: visura della società e statuto.

Donazione

• Documenti d’identità e codici fiscali del donante e del donatario, con indicazione del rapporto di parentela.
• Estratto per riassunto dell’atto di matrimonio di entrambi.
• Titolo di provenienza, planimetria catastale conforme, documentazione urbanistica e APE dell’immobile donato (valgono le stesse verifiche della compravendita).
• Due testimoni maggiorenni, non parenti né affini delle parti, muniti di documento: per la donazione la legge li richiede sempre.
• Eventuali donazioni precedenti fra le stesse persone, per il calcolo delle franchigie.

Prima di decidere, può essere utile leggere la differenza tra successione e donazione e cosa comporta la provenienza donativa per chi un domani vorrà rivendere.

Testamento pubblico

• Documento d’identità e codice fiscale del testatore.
• Dati anagrafici delle persone che si vogliono nominare eredi o legatari.
• Elenco, anche sommario, dei beni: immobili con dati catastali, conti, quote societarie.
• Due testimoni maggiorenni, estranei all’atto e non beneficiari, con documento d’identità.

Costituzione di società

• Documenti d’identità e codici fiscali di tutti i soci e degli amministratori; per i soci coniugati, il regime patrimoniale.
• Se un socio è una società: visura camerale, statuto e delibera che autorizza la partecipazione.
• Denominazione scelta (meglio due o tre alternative), sede legale con indirizzo esatto e oggetto sociale, anche in bozza.
• Ammontare del capitale sociale, ripartizione tra i soci e modalità di versamento; se ci sono conferimenti in natura, la perizia di stima.
• Sistema di amministrazione scelto (amministratore unico, consiglio, amministrazione disgiunta o congiunta) e durata dell’incarico.
• Indirizzo PEC della società e dati del commercialista che seguirà gli adempimenti.

Per associazioni, fondazioni ed enti del Terzo Settore la documentazione è diversa: ne parliamo in enti no profit e Terzo Settore.

Cessione di quote o di azioni

• Documenti d’identità e codici fiscali di cedente e cessionario; per i coniugati, regime patrimoniale.
• Visura camerale aggiornata e statuto vigente della società: va verificato se esistono clausole di prelazione o di gradimento.
• Eventuale rinuncia alla prelazione degli altri soci o delibera di gradimento.
• Prezzo pattuito e modalità di pagamento.
• Per le S.p.A., il libro soci e i certificati azionari, se emessi.

Cessione o affitto d’azienda

• Documenti d’identità, codici fiscali e visure camerali di entrambe le parti.
• Inventario dei beni che compongono l’azienda: attrezzature, arredi, magazzino, licenze e autorizzazioni, marchi e insegna.
• Contratto di locazione dei locali e, se necessario, consenso del proprietario alla cessione.
• Elenco dei dipendenti e dei contratti in corso; rapporti con i fornitori.
• Situazione dei debiti risultanti dalle scritture contabili e, se si vuole limitare la responsabilità dell’acquirente, il certificato dei carichi pendenti dell’Agenzia delle Entrate.
• Perizia o criterio di determinazione del prezzo, con separata indicazione del valore dell’avviamento e degli eventuali immobili.

Se l’attività è un B&B o una casa vacanza, prima di scegliere la forma giuridica vale la pena leggere affitti brevi, B&B e cessione d’azienda. Se l’azienda comprende immobili e si pensa a un conferimento, vedi conferire un’azienda con immobili in società.

Procura

• Documento d’identità e codice fiscale di chi conferisce la procura.
• Dati anagrafici completi del procuratore (nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza): non serve che sia presente.
• Indicazione precisa dell’operazione da compiere: per una procura speciale servono i dati dell’immobile o dell’affare, per una procura generale l’elenco dei poteri.
• Se chi firma è all’estero, la procura può essere ricevuta dal consolato italiano oppure da un notaio locale, con successiva apostille o legalizzazione e traduzione giurata.

Convenzioni matrimoniali e fondo patrimoniale

• Documenti d’identità e codici fiscali dei coniugi.
• Estratto per riassunto dell’atto di matrimonio rilasciato dal Comune in cui il matrimonio è stato celebrato o trascritto: è il documento essenziale, perché su di esso verrà annotata la convenzione.
• Per il fondo patrimoniale: titolo di provenienza, dati catastali e documentazione urbanistica dei beni che si intende vincolare; l’atto richiede la presenza di due testimoni.
• Se i beni sono conferiti da un terzo, i suoi documenti e l’eventuale accettazione dei coniugi.

Se le parti sono straniere o vivono all’estero

• Codice fiscale italiano: è indispensabile per firmare qualsiasi atto. Se non lo hai, possiamo aiutarti a ottenerlo.
• Passaporto o documento equivalente in corso di validità; per i cittadini extra UE, eventuale permesso di soggiorno.
• Documentazione sullo stato civile e sul regime patrimoniale secondo la legge del proprio Paese, tradotta e legalizzata o apostillata.
• Se la parte non comprende l’italiano, l’atto si riceve con l’assistenza di un interprete e, quando occorre, di due testimoni: avvisaci per tempo così organizziamo tutto.
• Per le società estere: certificato aggiornato del registro delle imprese del Paese d’origine, statuto e prova dei poteri del firmatario, con traduzione e apostille.

Non hai tutto? Non è un problema

Visure catastali, ispezioni ipotecarie, certificati anagrafici e stato civile in molti casi li richiediamo direttamente noi. Quello che davvero non possiamo procurarci da soli sono i documenti che stanno in casa tua: il titolo di provenienza, le pratiche edilizie, il testamento, i conteggi della banca. Sono quelli su cui conviene concentrarsi.

Se ci scrivi indicando che tipo di atto devi fare, ti rispondiamo con l’elenco specifico per la tua situazione e con un preventivo scritto, prima di qualsiasi impegno.