Chi fa cosa nell’atto: i professionisti intorno al notaio
Geometra, commercialista, agenzia immobiliare, avvocato, banca, amministratore di condominio, certificatore energetico. Prima di un rogito ognuno prepara un pezzo, e quasi sempre i malintesi nascono su un punto solo: chi doveva procurare quel documento, e per quando. Questa pagina mette in chiaro il ruolo di ciascuno, cosa consegna prima dell’atto, cosa invece non gli compete e cosa fa il notaio al suo posto. Niente classifiche e niente confronti: sono mestieri diversi che servono tutti.
Pubblicato il 14 settembre 2026 · Aggiornato il settembre 2026
- Geometra
- Architetto e ingegnere
- Certificatore APE
- Commercialista
- Agenzia immobiliare
- Banca e mediatore creditizio
- Avvocato
- Amministratore di condominio
- CAF e consulente fiscale
- Tabella dei documenti
01 · Geometra
Il tecnico che dice se la casa sulla carta è la casa vera
Ruolo. Rileva l’immobile, confronta lo stato di fatto con i titoli edilizi e con la planimetria catastale, aggiorna il catasto quando serve e certifica con la propria firma quello che ha verificato.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Relazione tecnica di conformità urbanistica: elenco dei titoli edilizi (licenza, concessione, permesso di costruire, SCIA, CILA, condoni) e dichiarazione che l’immobile vi corrisponde, oppure indicazione puntuale delle difformità.
- Verifica dello stato legittimo dell’immobile, con i titoli che lo compongono.
- Conformità catastale: confronto fra planimetria depositata e stato dei luoghi, e fra intestazione catastale e titolarità reale; DOCFA di aggiornamento se la planimetria non corrisponde.
- Planimetria catastale, visura storica ed elaborato planimetrico, con i dati identificativi aggiornati.
- Certificato di destinazione urbanistica per i terreni, richiesto al Comune.
- Se esiste, copia dell’agibilità; per i condoni, la pratica con le ricevute dell’oblazione.
Cosa non fa
Non decide se l’atto si può stipulare né quali dichiarazioni vanno scritte in atto, non fa ispezioni ipotecarie né controlla ipoteche e pignoramenti, non calcola le imposte del rogito e non risponde della validità del contratto.
Cosa fa invece il notaio
Legge la relazione, la mette a confronto con i titoli di provenienza e con i registri immobiliari, e traduce il risultato nelle menzioni urbanistiche e nelle dichiarazioni catastali che la legge impone a pena di nullità. Se la relazione segnala una difformità, è il notaio a dire se l’atto si può fare, se serve prima una sanatoria e come scrivere le clausole di garanzia.
Fonti: art. 46 del d.P.R. 380/2001 e art. 40 della legge 47/1985 (menzioni urbanistiche); art. 9-bis, comma 1-bis, del d.P.R. 380/2001 (stato legittimo); art. 29, comma 1-bis, della legge 52/1985, introdotto dall’art. 19, comma 14, del d.l. 78/2010 (conformità catastale); art. 30 del d.P.R. 380/2001 (certificato di destinazione urbanistica). Testi su normattiva.it.
02 · Architetto e ingegnere
Progetti, sanatorie e permessi: quello che poi finisce nell’atto
Ruolo. Progettano e asseverano gli interventi, seguono le pratiche in Comune, redigono le perizie tecniche e curano le pratiche di sanatoria e di accertamento di conformità.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Progetto e titolo abilitativo dell’intervento (permesso di costruire, SCIA, CILA), con varianti ed eventuale fine lavori.
- Pratiche di sanatoria: accertamento di conformità o sanatoria semplificata, con ricevute delle sanzioni pagate; oppure perizia per la fiscalizzazione dell’abuso quando la demolizione non è possibile.
- Perizia di stima quando serve per conferimenti, divisioni o operazioni societarie.
- Documentazione dei lavori agevolati (bonus edilizi): asseverazioni, comunicazioni e visto, se il cliente ha usato detrazioni.
- Per gli interventi su parti comuni, il coordinamento con l’amministratore e i verbali delle delibere.
Cosa non fa
Non stabilisce se un abuso è ancora sanabile ai fini della validità del trasferimento, non redige le clausole contrattuali sulle garanzie edilizie, non verifica la provenienza e non tratta gli aspetti fiscali del rogito.
Cosa fa invece il notaio
Valuta se la documentazione regge al momento del trasferimento, sceglie quali atti citare in rogito, scrive le dichiarazioni del venditore sulle irregolarità note e, se il cliente ha usato bonus edilizi, verifica cosa dichiarare per non perdere le detrazioni residue.
Fonti: artt. 36 e 36-bis del d.P.R. 380/2001 (accertamento di conformità e sanatoria semplificata); art. 34 del d.P.R. 380/2001 (fiscalizzazione); d.l. 69/2024 convertito dalla legge 105/2024 (Salva Casa). Approfondimenti su normattiva.it.
03 · Certificatore energetico
L’APE: chi lo firma, chi lo consegna, chi lo allega
Ruolo. È un tecnico abilitato e indipendente che, dopo un sopralluogo, redige l’attestato di prestazione energetica e lo registra nel catasto energetico regionale.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- APE in corso di validità (dieci anni, se gli impianti sono mantenuti come previsto), con il numero di registrazione regionale.
- I dati del certificatore da riportare in atto e da inserire negli annunci di vendita.
Cosa non fa
Non attesta la regolarità edilizia né quella catastale: sono cose diverse, e un APE valido non dice nulla sulla conformità dell’immobile.
Cosa fa invece il notaio
Allega l’attestato all’atto, raccoglie la clausola con cui l’acquirente dichiara di averlo ricevuto e informa le parti delle conseguenze in caso di mancanza.
Fonti: art. 6 del d.lgs. 192/2005 (dotazione, consegna e allegazione dell’APE); d.P.R. 75/2013 (requisiti dei certificatori). Testi su normattiva.it.
04 · Commercialista ed esperto contabile
I numeri della società e la convenienza fiscale dell’operazione
Ruolo. Tiene la contabilità, redige i bilanci, valuta il carico fiscale delle alternative e segue gli adempimenti dichiarativi dopo l’atto.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Visura camerale aggiornata e statuto vigente della società coinvolta, con l’elenco dei soci e i poteri degli amministratori.
- Ultimo bilancio approvato e, per le operazioni straordinarie, situazione patrimoniale aggiornata.
- Valutazione fiscale preventiva: con o senza IVA, opportunità del prezzo-valore, effetti sulla plusvalenza, credito d’imposta, imposta sostitutiva.
- Dati per la verifica del titolare effettivo nelle società e negli enti, e apertura o variazione della partita IVA quando l’operazione la richiede.
- Dopo l’atto: dichiarazioni fiscali, registrazioni contabili e comunicazioni collegate.
Cosa non fa
Non redige atti che richiedono la forma pubblica o la scrittura privata autenticata, non deposita al registro delle imprese gli atti societari che per legge passano dal notaio, non svolge la verifica antiriciclaggio in luogo del notaio e non risponde della legittimità delle clausole statutarie.
Cosa fa invece il notaio
Redige e riceve l’atto, controlla la legalità dello statuto e delle delibere, esegue la propria verifica antiriciclaggio e sul titolare effettivo, applica e versa le imposte d’atto e deposita al registro delle imprese nei termini di legge. Sulla convenienza fiscale si lavora insieme, prima dell’assemblea, non dopo.
Fonti: art. 1, comma 497, della legge 266/2005 (prezzo-valore); d.lgs. 231/2007 (antiriciclaggio e titolare effettivo); art. 2436 c.c. e art. 2470 c.c. (deposito e pubblicità degli atti societari). Guide e circolari su agenziaentrate.gov.it e notariato.it.
05 · Agenzia e agente immobiliare
Chi mette d’accordo le parti, e cosa deve arrivare in rogito
Ruolo. Mette in relazione venditore e acquirente, raccoglie la proposta, segue la trattativa fino all’accettazione e spesso predispone il contratto preliminare.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Proposta d’acquisto accettata e, se c’è, il contratto preliminare firmato, con prezzo, caparra, termini e condizioni sospensive (per esempio l’ottenimento del mutuo).
- Prima documentazione dell’immobile raccolta dal venditore: titolo di provenienza, visura e planimetria, APE.
- Dati identificativi completi delle parti e i recapiti per organizzare la stipula.
- Propri dati da dichiarare in atto: denominazione, codice fiscale o partita IVA, numero di iscrizione alla Camera di commercio (REA), numero della fattura della provvigione oppure importo e modalità di pagamento.
Cosa non fa
Non garantisce la regolarità urbanistica e catastale dell’immobile, non fa le visure ipotecarie ventennali, non liquida le imposte del rogito e non può ricevere o autenticare l’atto di trasferimento.
Cosa fa invece il notaio
Verifica la provenienza risalendo almeno vent’anni, controlla ipoteche, pignoramenti e vincoli, accerta il regime patrimoniale delle parti, sceglie con l’acquirente il regime fiscale, raccoglie le dichiarazioni sulla mediazione e sui mezzi di pagamento, e trascrive l’atto. Se il preliminare vale molto o l’attesa è lunga, può riceverlo in forma notarile e trascriverlo, mettendo l’acquirente al riparo da iscrizioni successive.
Fonti: art. 1755 c.c. (diritto alla provvigione); art. 35, comma 22, del d.l. 223/2006, come modificato dall’art. 22 della legge 203/2024 in vigore dal 12 gennaio 2025 (dichiarazioni sulla mediazione in atto); art. 2645-bis c.c. (trascrizione del preliminare); legge 39/1989 (esercizio dell’attività di mediazione). Testi su normattiva.it.
06 · Banca e mediatore creditizio
Delibera, perizia, polizza: i pezzi che decidono la data del rogito
Ruolo. Il mediatore creditizio mette in contatto il cliente con la banca e cura l’istruttoria; la banca valuta il merito di credito, delibera il finanziamento e stabilisce le condizioni.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Delibera di concessione con le condizioni definitive, e il nominativo dell’ufficio mutui che seguirà la stipula.
- Perizia sull’immobile redatta dal tecnico incaricato dalla banca.
- Bozza del contratto di mutuo e del capitolato, da inviare al notaio con almeno una settimana di anticipo.
- Polizza incendio e scoppio vincolata a favore della banca, ed eventuali polizze accessorie.
- Per la surroga: quietanza della banca uscente, dati dell’ipoteca da surrogare e conteggio estintivo aggiornato.
Cosa non fa
Non controlla la regolarità urbanistica dell’immobile, non verifica la provenienza né le formalità pregiudizievoli, non redige l’atto di mutuo né iscrive l’ipoteca.
Cosa fa invece il notaio
Riceve l’atto di mutuo, iscrive l’ipoteca e rilascia alla banca la relazione notarile preliminare e quella finale; nella surroga cura il subentro e l’annotazione, senza spese per il cliente; per l’estinzione verifica se basta la cancellazione semplificata su comunicazione della banca o se serve un atto.
Fonti: art. 128-sexies del d.lgs. 385/1993 (mediatori creditizi); art. 120-quater del d.lgs. 385/1993 (surrogazione, senza spese per il cliente); art. 40-bis del d.lgs. 385/1993 (cancellazione semplificata dell’ipoteca). Testi su normattiva.it.
07 · Avvocato
Il contenzioso, gli accordi complessi e le autorizzazioni
Ruolo. Assiste una parte, cura le liti e le negoziazioni, redige accordi e verbali di mediazione, segue i procedimenti di volontaria giurisdizione.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Accordi e verbali raggiunti in causa o in mediazione, da trasfondere in atto pubblico quando riguardano diritti su immobili.
- Preliminari complessi con condizioni, termini e penali, e i chiarimenti sulle pendenze giudiziarie che riguardano il bene.
- Provvedimenti del giudice quando servono: decreti autorizzativi, nomine di tutore o amministratore di sostegno, omologhe.
- Testi delle procure concordati con il cliente, se qualcuno non può firmare di persona.
- Segnalazione di cause pendenti, sequestri o trascrizioni pregiudizievoli di cui l’assistito sia a conoscenza.
Cosa non fa
Non riceve né autentica gli atti che richiedono la forma notarile, non è imparziale perché difende una parte sola, e non esegue la pubblicità immobiliare.
Cosa fa invece il notaio
Si pone al di sopra delle parti: verifica i poteri di chi firma, controlla che l’accordo sia trasferibile in un atto valido, lo riceve in forma pubblica e lo trascrive. Dalla riforma Cartabia molte autorizzazioni per minori e persone fragili collegate a un atto notarile può rilasciarle direttamente il notaio, senza passare dal tribunale.
Fonti: art. 21 del d.lgs. 149/2022, riforma Cartabia, in vigore dal 28 febbraio 2023 (autorizzazioni per la stipula di atti pubblici e scritture private autenticate); art. 1392 c.c. (forma della procura); art. 2643 c.c. (atti soggetti a trascrizione). Vedi anche le Guide per il cittadino del Consiglio Nazionale del Notariato.
08 · Amministratore di condominio
L’attestazione che protegge chi compra (e chi vende)
Ruolo. Gestisce le parti comuni, riscuote i contributi, tiene il registro di anagrafe condominiale e conserva regolamento, tabelle e verbali.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Attestazione sullo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e sulle eventuali liti in corso, rilasciata al condomino che la chiede.
- Regolamento di condominio con l’indicazione se è assembleare o contrattuale, e tabelle millesimali.
- Verbali delle delibere su lavori straordinari già approvati, con l’importo ancora da versare e la ripartizione fra venditore e acquirente.
- Dopo l’atto, l’aggiornamento del registro di anagrafe condominiale con i dati del nuovo proprietario.
Cosa non fa
Non autorizza la vendita e non ha alcun potere di bloccarla, non certifica la regolarità edilizia delle parti private e non decide come si dividono le spese fra chi vende e chi compra: quello è un accordo fra le parti, che va scritto in atto.
Cosa fa invece il notaio
Chiede l’attestazione, spiega alle parti che chi compra risponde in solido con il venditore dei contributi dell’anno in corso e di quello precedente, scrive in atto chi si accolla i lavori deliberati e, se serve, verifica quali clausole del regolamento contrattuale sono opponibili al nuovo proprietario. Per modificare un regolamento contrattuale, costituire vincoli su parti comuni o vendere un lastrico serve l’atto notarile.
Fonti: art. 1130, n. 9, c.c. (attestazione su pagamenti e liti); art. 1130, n. 6, c.c. (registro di anagrafe condominiale); art. 63, commi 4 e 5, delle disposizioni di attuazione del codice civile (solidarietà dell’acquirente per l’anno in corso e quello precedente). Testi su normattiva.it.
09 · CAF, patronato e consulente fiscale
ISEE, agevolazioni e requisiti da dimostrare
Ruolo. Assiste il cittadino negli adempimenti fiscali e assistenziali, rilascia l’ISEE e cura le domande per bonus e contributi.
Cosa prepara e consegna prima dell’atto
- Attestazione ISEE in corso di validità, quando serve per un’agevolazione (per esempio il Fondo di garanzia per la prima casa) o per una domanda collegata all’acquisto.
- Documentazione reddituale e certificazioni utili a dimostrare requisiti soggettivi.
- Le dichiarazioni dei redditi da cui risultano detrazioni in corso sull’immobile.
Cosa non fa
Non stabilisce se spettano le agevolazioni d’atto (prima casa, credito d’imposta, prezzo-valore) e non è responsabile delle dichiarazioni che il cliente rende davanti al notaio.
Cosa fa invece il notaio
Verifica i requisiti dell’agevolazione richiesta, spiega cosa comporta la decadenza, raccoglie le dichiarazioni di legge e liquida le imposte sull’atto. Se un requisito non c’è, lo dice prima della firma, non dopo.
Fonti: d.P.C.M. 159/2013 (disciplina dell’ISEE); nota II-bis all’art. 1 della Tariffa, parte prima, allegata al d.P.R. 131/1986 (agevolazione prima casa). Guide su agenziaentrate.gov.it.
Documento, chi lo procura, quando serve
Una compravendita tipo con mutuo. I tempi sono indicativi: quando la pratica è semplice bastano pochi giorni, quando ci sono eredi, difformità o parti all’estero serve molto di più.
| Documento | Chi lo procura | Quando |
|---|---|---|
| Documento d’identità e codice fiscale di chi firma | Le parti | Al primo contatto |
| Titolo di provenienza (rogito, donazione, successione) | Il venditore; se manca, il notaio lo recupera dagli archivi | All’apertura della pratica |
| Visura e planimetria catastale | Geometra o notaio | Prima della bozza |
| Relazione di conformità urbanistica e catastale | Geometra, architetto o ingegnere incaricato dal venditore | Almeno 15 giorni prima |
| Attestato di prestazione energetica (APE) | Certificatore abilitato, incaricato dal venditore | Prima dell’atto: va allegato |
| Certificato di destinazione urbanistica (terreni) | Comune, su richiesta del venditore o del tecnico | Prima dell’atto |
| Ispezioni ipotecarie e visure ventennali | Il notaio | Nei giorni che precedono l’atto |
| Attestazione su spese condominiali e liti | Amministratore di condominio | 10-15 giorni prima |
| Delibera, perizia e bozza del mutuo | Banca, tramite il mediatore creditizio | Almeno 7-10 giorni prima |
| Polizza incendio e scoppio | Cliente con la banca | Prima della stipula |
| Quietanza della banca uscente (surroga) | Vecchia banca | Prima di fissare la data |
| Visura camerale, statuto, bilanci | Commercialista | Prima della bozza |
| Dati sul titolare effettivo | Cliente, con il commercialista | Prima dell’atto |
| Dati e fattura della mediazione | Agenzia immobiliare | Il giorno dell’atto |
| Estratto per riassunto dell’atto di matrimonio | Comune; spesso lo richiede il notaio | Prima dell’atto |
| Autorizzazione per minori o persone fragili | Avvocato, oppure il notaio quando la legge lo consente | Prima di fissare la data |
L’elenco completo, distinto per tipo di atto, è in Documenti da portare in Studio. Puoi anche scaricare e compilare la checklist dei documenti necessari per la stipula (PDF compilabile) e girarla al tecnico o all’agenzia.
Domande frequenti
Chi deve procurare la relazione di conformità urbanistica e catastale?
La incarica il venditore, perché riguarda il suo immobile, e la firma un tecnico abilitato: geometra, architetto o ingegnere. Il notaio non può sostituirla con una propria verifica, perché non è un accertamento giuridico ma un rilievo tecnico sullo stato dei luoghi. Se la relazione manca, l’atto si può fare solo in alcuni casi e con dichiarazioni precise del venditore: meglio chiarirlo all’apertura della pratica.
L’agenzia immobiliare può preparare il preliminare, o serve il notaio?
L’agenzia può predisporre proposta e preliminare: sono contratti fra privati e non richiedono la forma notarile. Il notaio serve quando il preliminare va trascritto — cosa che conviene se il prezzo pagato in anticipo è alto, se la consegna è lontana nel tempo o se l’immobile è ancora da costruire — perché la trascrizione mette l’acquirente al riparo da ipoteche e vendite successive. In ogni caso il trasferimento della proprietà avviene solo con l’atto notarile.
Il commercialista può fare una cessione di quote senza notaio?
La cessione di quote di SRL richiede l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata, quindi passa comunque dal notaio, che la deposita al registro delle imprese. Esiste anche la strada della firma digitale con l’intervento di un intermediario abilitato. Il commercialista resta essenziale su tutto il resto: valore, effetti fiscali, riflessi sui bilanci e sulle dichiarazioni.
Chi paga il tecnico, l’agenzia e il notaio?
Il tecnico lo paga chi lo incarica, di solito il venditore per la relazione di conformità e l’APE. La provvigione all’agenzia la pagano entrambe le parti, salvo diverso accordo. Il notaio, per prassi consolidata, lo sceglie e lo paga la parte acquirente; gli onorari del mutuo seguono lo stesso atto e sono a carico del mutuatario. Tutto questo si mette nero su bianco nel preventivo scritto prima di fissare la data.
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