Procura speciale e procura generale: quando servono e come si fanno, anche dall’estero

La procura è un atto unilaterale: è Lei (rappresentato) a conferire il potere, e il procuratore non deve nemmeno essere presente. Da quel momento, quando il procuratore firma "in nome e per conto" Suo entro i limiti dei poteri ricevuti, gli effetti dell'atto si producono direttamente su di Lei (art. 1388 c.c.): la casa la vende Lei, il prezzo lo incassa Lei, le garanzie le dà Lei. Il procuratore può essere chiunque: un familiare, un amico, un professionista. Può essere anche l'altra parte del contratto? In teoria sì, ma il contratto con se stesso è annullabile se non lo ha autorizzato espressamente o non ha predeterminato il contenuto (art. 1395 c.c.): meglio evitare.

Speciale o generale: due strumenti diversi

La procura speciale riguarda uno o più affari determinati: vendere l'appartamento in via Tal dei Tali a un prezzo non inferiore a 200.000 euro, accettare l'eredità di Sua madre, costituire una società con quel capitale. È lo strumento più usato e più sicuro, perché il procuratore non può fare nulla di diverso da ciò che è scritto. Nella pratica la scriviamo in modo molto dettagliato: identificazione dell'immobile, prezzo minimo, facoltà di incassare, di rilasciare quietanza, di fare le dichiarazioni urbanistiche e fiscali, di chiedere le agevolazioni.

La procura generale copre invece l'amministrazione di tutti i Suoi affari. Per legge, se non dice nulla di diverso, comprende solo gli atti di ordinaria amministrazione (art. 1708 c.c. sul mandato, applicato in via analogica): per vendere, ipotecare, donare o transigere occorre che questi poteri siano indicati espressamente. È utile a chi vive stabilmente all'estero, a chi ha molte proprietà da gestire, a chi vuole organizzarsi prima di un periodo di salute incerta; ma è un potere ampio, da dare solo a chi merita fiducia piena, e sempre con la possibilità di revocarlo.

La forma: art. 1392 c.c.

La regola è semplice: la procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per il contratto che il procuratore deve concludere. Poiché la vendita di un immobile richiede la forma scritta e, per essere trascritta, l'atto pubblico o la scrittura privata autenticata, anche la procura per vendere deve essere ricevuta o autenticata da un notaio. Lo stesso vale per il mutuo, la donazione, la costituzione di società, l'accettazione di eredità con beneficio d'inventario. Per gli atti che non richiedono forme particolari basta una procura scritta semplice, ma in pratica banche, uffici e controparti chiedono quasi sempre la firma autenticata.

La procura si revoca con la stessa forma e la revoca va portata a conoscenza dei terzi con mezzi idonei, altrimenti non è opponibile a chi l'ha ignorata senza colpa (art. 1396 c.c.). Si estingue anche per morte del rappresentato, salvo il caso della procura conferita anche nell'interesse del procuratore. Il procuratore deve restituire il documento originale quando il potere cessa (art. 1397 c.c.).

La procura dall'estero: tre strade

1. Il consolato italiano

Il console ha funzioni notarili verso i cittadini italiani all'estero (D.Lgs. 71/2011, art. 28) e può ricevere o autenticare una procura in italiano. È la strada più lineare: il documento arriva già in lingua italiana, con la firma di un pubblico ufficiale italiano, senza bisogno di traduzioni né di apostille. Il limite è pratico: in molte sedi gli appuntamenti hanno tempi lunghi, quindi va prenotato con anticipo. Ci invii prima la bozza: la prepariamo noi in modo che il consolato debba solo raccogliere la firma.

2. Notaio locale e apostille

Se il Paese in cui si trova aderisce alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 (l'Italia l'ha ratificata con la legge 1253/1966), la procura può essere autenticata da un notaio o public notary del posto e poi munita di apostille: un timbro a formula standard, rilasciato dall'autorità designata da quello Stato, che certifica l'autenticità della firma del pubblico ufficiale. L'apostille sostituisce la legalizzazione consolare e non ha bisogno di traduzione. Aderiscono oltre 120 Paesi, tra cui Regno Unito, Stati Uniti, Australia, Svizzera, Brasile e Argentina.

3. Legalizzazione

Nei Paesi che non aderiscono alla Convenzione, la firma del notaio locale deve essere legalizzata dall'autorità diplomatica o consolare italiana in quel Paese (art. 33 D.P.R. 445/2000), spesso dopo una legalizzazione interna da parte del ministero degli esteri locale. È una catena di passaggi che richiede tempo: metta in conto alcune settimane.

Con alcuni Stati l'Italia ha convenzioni che eliminano ogni formalità: la Convenzione di Bruxelles del 1987, in vigore tra alcuni Paesi dell'Unione tra cui Francia e Belgio, e accordi bilaterali, per esempio con Germania e Austria. In questi casi la procura autenticata dal notaio locale vale così com'è. Attenzione invece al regolamento UE 2016/1191: elimina l'apostille per certificati di stato civile e simili, ma non per le procure.

Traduzione e deposito in Italia

Se la procura è in lingua straniera, serve la traduzione in italiano. La può fare un traduttore che la assevera con giuramento davanti a un notaio o in tribunale, oppure il notaio italiano stesso se conosce la lingua (art. 68 del regolamento notarile). Prima di usarla, la procura estera va depositata presso un notaio italiano o un archivio notarile (art. 106, n. 4, legge 89/1913): il notaio verifica apostille o legalizzazione, conserva l'originale e ne rilascia copia. Da quel momento il procuratore può firmare l'atto.

Sulla forma vale la legge del Paese in cui la procura è rilasciata o quella che regola l'atto (art. 60 legge 218/1995): una procura autenticata da un public notary inglese, che non conosce l'atto pubblico, è quindi valida se rispetta la legge inglese. Ma deve contenere i poteri necessari per l'atto italiano, e qui sta il vero rischio: procure straniere generiche o tradotte male sono la prima causa di rogiti rinviati. Per questo prepariamo noi il testo bilingue e lo mandiamo al notaio estero prima della firma.

Un esempio di tempi

Alessandro vive a Manchester e vende con la sorella la casa di famiglia al Vomero. Giorno 1: ci manda i documenti e riceve la bozza bilingue della procura speciale. Giorno 5: firma davanti a un notary public a Manchester. Giorno 10: l'apostille del Foreign Office è pronta e l'originale parte per corriere. Giorno 14: depositiamo la procura in Studio con la traduzione. Giorno 20: la sorella firma il rogito anche per lui. Con il consolato i tempi dipendono dall'agenda della sede; con la legalizzazione da un Paese extra-Convenzione servono spesso quattro-sei settimane.

Deve firmare un atto ma non può essere a Napoli? Chieda un preventivo oppure prenoti una Consulenza online: prepariamo la procura e Le diciamo la strada più rapida dal Paese in cui si trova. Può scrivere a segreteria@notaiofiorentinomarco.com, chiamare il +39 352 273 7467 o fissare un appuntamento.

Fonti per verificare

• Codice civile, artt. 1387-1400 (rappresentanza), in particolare artt. 1388, 1392, 1395, 1396 e 1397 - normattiva.it
• Legge 16 febbraio 1913, n. 89 (legge notarile), art. 106 - normattiva.it
• Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 sull'apostille (ratificata dall'Italia con la legge 20 dicembre 1966, n. 1253), sezione ufficiale della Conferenza dell'Aja - hcch.net
• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 33 (legalizzazione di firme di atti da e per l'estero) - normattiva.it
• D.Lgs. 3 febbraio 2011, n. 71, art. 28 (funzioni notarili degli uffici consolari) - normattiva.it
• Legge 31 maggio 1995, n. 218, art. 60 (rappresentanza volontaria nel diritto internazionale privato) - gazzettaufficiale.it
• Consiglio Nazionale del Notariato, studio n. 7-2021/A, "Domande frequenti in tema di atti esteri" - notariato.it
• Comitato notarile del Triveneto, orientamento sulle procure provenienti dall'estero e sulla traduzione - notaitriveneto.it
• Consiglio Nazionale del Notariato, guide per il cittadino - notariato.it