PEC e firma digitale: come si fanno e perché ti semplificano l’atto

👤 Marco Fiorentino, notaio in Napoli dal 2011 · contenuto verificato il 16 settembre 2026

Cos’è la PEC e a cosa serve con il notaio?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio di posta elettronica che, a differenza di una email ordinaria, produce ricevute con valore legale: la ricevuta di accettazione (quando invii) e quella di consegna (quando il messaggio arriva nella casella del destinatario, letto o no). L’articolo 48 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD, d.lgs. 82/2005) equipara questo effetto, quando i gestori sono entrambi accreditati, alla notificazione per mezzo della posta.

Con lo Studio la PEC serve concretamente per: inviare documenti (copie di carte d’identità, planimetrie, contratti preliminari, provvedimenti) con la certezza di quando sono partiti e arrivati; ricevere copie di atti e comunicazioni ufficiali dal notaio con la stessa forza di una raccomandata; chiedere e ricevere il preventivo quando preferisci una traccia scritta e opponibile invece di una email semplice; e per le comunicazioni con valore legale, per esempio una diffida, una revoca di un incarico o una disdetta, dove conta poter dimostrare data e contenuto dell’invio.

Una email PEC non è invece un canale per firmare un atto: serve a trasmettere, non a sottoscrivere. Per quello serve la firma digitale, di cui parliamo più avanti.

Come si attiva una PEC in 10 minuti?

La PEC la rilasciano i gestori accreditati presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che pubblica l’elenco pubblico e aggiornato dei soggetti autorizzati: prima di attivarne una, conviene verificare che il gestore scelto sia in quell’elenco, consultabile su agid.gov.it.

• Identificazione. L’attivazione online richiede di riconoscersi: la maggior parte dei gestori accetta SPID o CIE per il riconoscimento immediato, in alternativa un documento d’identità caricato e verificato manualmente (tempi più lunghi).
• Costo indicativo. Una PEC personale costa, a seconda del gestore e dello spazio incluso, orientativamente da 5 a 25 euro l’anno più IVA; le caselle con più spazio o funzioni aggiuntive (firma remota inclusa, conservazione) costano di più. Sono cifre di mercato, non un’indicazione dello Studio.
• Gratuita per i professionisti. Chi è iscritto a un ordine professionale (avvocati, commercialisti, ingegneri e altri) riceve di norma una PEC senza costi aggiuntivi tramite il proprio ordine, che la comunica anche all’INI-PEC, l’indice nazionale degli indirizzi PEC dei professionisti e delle imprese.
• La REM europea. Il regolamento eIDAS individua un servizio fiduciario qualificato di livello europeo, il recapito elettronico certificato qualificato (Registered Electronic Mail, REM), pensato per essere riconosciuto e interoperabile in tutta l’Unione. La PEC italiana sta convergendo verso questo standard: prima di affidarti a un servizio di posta certificata per uno scambio con l’estero, verifica sul sito del gestore se la casella è già conforme REM, perché la transizione è in corso e le tempistiche possono cambiare gestore per gestore.

Cos’è la firma digitale?

Il Codice dell’amministrazione digitale disciplina il documento informatico e le firme elettroniche agli articoli 20-24: l’art. 20 stabilisce il valore probatorio del documento informatico, l’art. 21 lo graduale a seconda del tipo di firma usata, e l’art. 24 definisce la firma digitale come un particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche (una privata, custodita dal titolare, e una pubblica) e su un certificato rilasciato da un soggetto accreditato.

Il regolamento europeo eIDAS (Regolamento UE 910/2014) distingue tre livelli, in ordine crescente di garanzie e di adempimenti per ottenerle:

• Firma elettronica semplice. Qualunque dato in forma elettronica collegato a un documento e usato per firmarlo: anche un nome digitato in fondo a una email. Ha un valore probatorio debole, valutato liberamente dal giudice.
• Firma elettronica avanzata (FEA). Collegata univocamente al firmatario, idonea a identificarlo e creata con mezzi sotto il suo controllo esclusivo, in modo da rilevare ogni successiva modifica del documento. La firma grafometrica — quella che raccogli su un tablet, con dati biometrici del tratto, della pressione e della velocità — è una firma elettronica avanzata, non una firma digitale.
• Firma elettronica qualificata (FEQ). Una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato. La firma digitale italiana, disciplinata dal CAD, è la principale FEQ diffusa nel nostro Paese e ha lo stesso valore, in tutta l’Unione Europea, riconosciuto dall’eIDAS.

Una precisazione che vale la pena di scrivere chiara: una firma tracciata su WhatsApp — che sia un messaggio vocale, una foto della firma autografa o la spunta blu di lettura — non è una firma elettronica riconosciuta dalla legge. Può, al più, essere una prova di un accordo, valutabile liberamente da un giudice, ma non produce nessuno degli effetti previsti per firma avanzata o qualificata.

Come si ottiene la firma digitale?

La firma digitale la rilasciano i prestatori di servizi fiduciari qualificati, cioè i soggetti autorizzati da AgID, il cui elenco aggiornato è pubblico su agid.gov.it. In pratica esistono due formati.

Il riconoscimento del richiedente — passaggio obbligatorio per ottenere un certificato qualificato — avviene in uno di questi modi: tramite SPID o CIE (il più rapido, tutto online), con videoriconoscimento assistito da un operatore, oppure di persona presso un ufficio o un incaricato del prestatore, con un documento d’identità.

Come si firma un PDF, in pratica?

Le firme digitali sui documenti informatici si presentano in due formati tecnici, entrambi validi:

• PAdES (PDF Advanced Electronic Signature): la firma resta incorporata dentro lo stesso file PDF, che continua ad avere estensione .pdf e si apre con qualunque lettore PDF, con l’indicazione della firma nel pannello firme del programma.
• CAdES (CMS Advanced Electronic Signature): il file firmato viene «avvolto» in un contenitore con estensione .p7m, che racchiude sia il documento originale sia la firma; per aprirlo serve un programma che sappia leggere il .p7m (o lo si scarica e verifica con gli strumenti dei prestatori).

Per verificare che una firma digitale sia autentica e il documento non sia stato alterato, i principali prestatori mettono a disposizione servizi di verifica online gratuiti — per esempio DiKe di InfoCert o i verificatori pubblicati da Aruba — che leggono sia PAdES sia CAdES e mostrano titolare del certificato, data della firma e validità al momento della sottoscrizione.

Cosa accetta lo Studio. I moduli che lo Studio invia per la fase preparatoria — l’incarico professionale, le informative su trattamento dei dati e uso dell’intelligenza artificiale, l’accettazione del preventivo, alcune dichiarazioni sostitutive e i contratti privati (per esempio una scrittura privata tra le parti) — possono tornare firmati digitalmente in PAdES o in CAdES (.p7m): in entrambi i casi la firma ha lo stesso valore della tua firma autografa. Non vale invece per la procura destinata a un atto notarile: se devi delegare qualcuno a comprare, vendere o accettare un’eredità al posto tuo, la procura speciale va fatta davanti a un notaio (o autenticata da lui), perché è lui a doverne verificare identità, capacità e volontà di chi firma — un passaggio che una firma digitale, da sola, non può sostituire.

Come firmano le parti quando l’atto è informatico?

Dal 2010 la legge notarile (regio decreto 89/1913) prevede anche l’atto pubblico informatico: il d.lgs. 110/2010, attuativo dell’art. 65 della legge 69/2009, ha introdotto le norme — tra cui l’art. 52-bis — che disciplinano la redazione dell’atto su supporto informatico. In pratica, quando l’atto è informatico, le parti lo sottoscrivono con firma digitale alla presenza del notaio, che a sua volta appone la propria firma digitale, chiudendo l’atto con la marca temporale prevista dalla legge; il notaio resta comunque tenuto a identificare le parti, accertarne la capacità e la volontà, leggere l’atto e spiegarne gli effetti, esattamente come per un atto cartaceo. La firma digitale, qui, sostituisce lo strumento con cui si sottoscrive, non la funzione di controllo e di garanzia che la legge affida al notaio: per questo, fuori dai casi che la legge prevede espressamente (per esempio la costituzione di società di capitali in videoconferenza, disciplinata dal d.lgs. 183/2021), l’atto pubblico richiede comunque la presenza — fisica o in videoconferenza secondo le regole di legge — delle parti davanti al notaio.

SPID e CIE ti servono anche per i servizi della PA: quali?

SPID e CIE non servono solo per attivare PEC e firma digitale: sono anche la chiave d’accesso a molti servizi pubblici che possono tornarti utili prima o dopo un atto — dai certificati anagrafici su ANPR al cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate, dalle visure catastali e ipotecarie dei tuoi immobili alla visura camerale della tua impresa. Trovi l’elenco completo, servizio per servizio, con il costo (spesso zero) e il tipo di identità digitale richiesta, nella pagina Tutto quello che puoi chiedere online con SPID e CIE.

Domande frequenti su PEC e firma digitale

Vedi anche: documenti da portare in Studio · area riservata · come accettare il preventivo · documenti online con SPID e CIE.