Concludere una pratica con lo Studio senza venire in Studio (fino al giorno dell’atto): come funziona, passo per passo

📅 Pubblicato il 18 settembre 2026🔄 Aggiornato il 19 settembre 2026 — perché: chiarito che richiesta e preventivo restano intestati al cliente anche quando lo assiste un professionista

«Devo venire in Studio per forza?» È una delle domande che arrivano più spesso, insieme a «posso mandarvi le foto dal telefono?». La risposta onesta è: in Studio si viene una volta, o due, e tutto il resto si fa da casa, dal telefono o dal computer, senza fotocopie e senza code. Questa pagina racconta il percorso completo, dal primo clic alla copia firmata, con quello che succede davvero dietro ogni passaggio: dove vanno i documenti che carichi, chi li legge, cosa controlliamo e quando servono gli originali. Il percorso vale per gli atti dei privati (compravendita, mutuo, donazione, successione, procura, testamento) e, con qualche differenza, per le società. La versione con i tempi di ogni fase e la divisione «cosa fai tu / cosa facciamo noi» è nella pagina Come si svolge un atto.

Il percorso in dieci passi: cosa fai da casa e quando vieni in Studio

1. 1La richiesta dal sito

   Da casa · 3 minuti

   Parti da uno di questi due punti: il riquadro «Chiedi il preventivo» nella home del sito (è il modulo che trovi scorrendo la pagina, alla voce Richiesta) oppure la pagina Preventivo notaio Napoli, che ha lo stesso modulo a passi: prima il tipo di atto, poi i dati essenziali (valore, prima casa sì o no, mutuo, quante persone), poi come vuoi essere ricontattato, infine nome ed email. Non servono documenti in questa fase: bastano le informazioni che sai a memoria. Se preferisci, puoi anche scrivere a segreteria@notaiofiorentinomarco.com, mandare un messaggio WhatsApp al +39 352 2737467 o telefonare: il percorso è lo stesso.

   Appena invii, ricevi una risposta automatica con il riepilogo di ciò che hai scritto e il numero della richiesta. Non è il preventivo: è la conferma che la richiesta è arrivata e che la segreteria la sta leggendo. Nessuna telefonata commerciale: ti ricontattiamo solo per quello che hai chiesto.

2. 2Il preventivo di massima scritto, entro un giorno lavorativo

   Lo Studio · entro un giorno lavorativo

   Ricevi via email un preventivo scritto in PDF con le voci separate: le imposte (che vanno allo Stato), l’onorario dello Studio con l’IVA a parte, le spese vive (visure, certificati, copie, contributi) e il totale. È il preventivo di massima che la legge chiede a ogni professionista (art. 9, comma 4, D.L. 1/2012, conv. L. 27/2012). Con il preventivo arrivano la lettera di accompagnamento, che spiega in parole semplici come leggerlo, e le informative dello Studio, compresa quella sull’uso dell’intelligenza artificiale. Se qualcosa non è chiaro, chiedi: te lo spieghiamo voce per voce, per email o al telefono. Nessuno ti richiama per «chiudere».

3. 3L’accettazione del preventivo, online

   Da casa · 2 minuti

   Se il preventivo ti va bene, lo accetti dalla pagina Accetta il preventivo: servono il numero e la data del preventivo (in alto a destra nel PDF), il tuo codice fiscale, l’email a cui l’hai ricevuto e l’indicazione se agisci per te, per più persone o per una società. L’accettazione vale come conferimento dell’incarico: da quel momento apriamo la pratica e partono visure e verifiche. Senza accettazione la pratica non parte e nessuna data di stipula è impegnativa per nessuno. Ricevi una copia dell’accettazione via email e, entro un giorno lavorativo, il promemoria con i documenti da preparare, il modulo antiriciclaggio e il modulo di incarico, tutti PDF compilabili al computer. Nessun pagamento avviene online: imposte e onorario si versano prima della firma, con bonifico o assegno circolare.

4. 4L’area riservata e il caricamento dei documenti

   Da casa · quando li hai

   Entri nell’area riservata con un clic su «Accedi con Google» (l’account viene creato da solo al primo accesso; lo Studio riceve soltanto nome ed email) oppure con le credenziali che ti diamo noi. Presto anche con Apple, Facebook e X. Da lì carichi i documenti della lista che ti abbiamo mandato: per ogni tipo di atto l’elenco è nella pagina Documenti.

   • Formati accettati: PDF, immagini JPG, PNG e HEIC (le foto dell’iPhone vanno bene così come sono), documenti Word, file firmati digitalmente (.p7m oppure PDF firmato PAdES), XML e ZIP. Puoi caricare più file in un solo invio; ogni file può pesare fino a 15 MB.
   • Le foto fatte con il telefono vanno bene, a tre condizioni: tutta la pagina inquadrata, luce uniforme, testo leggibile senza sforzo. Per documenti di molte pagine (un atto di provenienza, un regolamento di condominio) è meglio un PDF fatto con l’app di scansione del telefono.
   • Cosa indicare: il tipo di documento dalla tendina (documento d’identità, atto di provenienza, planimetria, e così via), il numero di preventivo o pratica se lo hai, una nota se serve. Puoi mandare i documenti in più volte: non devi avere tutto subito.

   Cosa succede ai tuoi file, in tre righe.

   1. Viaggiano cifrati (connessione protetta) e non restano nella libreria pubblica del sito: passano in memoria e vanno subito in una cartella dedicata solo a te nell’archivio cloud dello Studio, dove sono conservati cifrati.

   2. Li vede soltanto lo Studio: il notaio e le persone che lavorano alla tua pratica, tenute al segreto professionale. Nessun altro cliente, nessun fornitore, nessuna pubblicità.

   3. La tua cartella online resta aperta per tutta la pratica e per i dodici mesi successivi, poi si chiude (o prima, se lo chiedi tu). Nel fascicolo dello Studio restano i documenti che la legge ci obbliga a conservare, per esempio quelli dell’adeguata verifica antiriciclaggio per dieci anni (art. 31 D.Lgs. 231/2007), e gli atti restano per sempre nella raccolta del notaio.

5. 5L’istruttoria: visure, controlli, integrazioni

   Lo Studio · da una a tre settimane, secondo gli uffici

   Ogni documento che arriva finisce nel gestionale dello Studio con un compito per chi segue la pratica, che lo controlla entro il giorno lavorativo successivo. Intanto facciamo i controlli che il notaio deve fare: ispezioni ipotecarie sul ventennio (ipoteche, pignoramenti, trascrizioni pregiudizievoli), visure e planimetrie catastali, lettura del titolo di provenienza, verifica della regolarità urbanistica e delle menzioni obbligatorie, poteri di chi firma se c’è una società o una procura, certificati di stato civile e regime patrimoniale. Quello che manca lo chiediamo noi a Catasto, Conservatoria, Comune e Anagrafe.

   Se serve un’integrazione (una pagina poco leggibile, un documento che non c’è, un chiarimento sul preliminare) ti scriviamo per email o WhatsApp, indicando esattamente cosa serve, e tu lo carichi dalla stessa area riservata. Nell’area riservata vedi anche lo stato della pratica: una barra a passi (documenti ricevuti, istruttoria, bozza, data fissata, atto, copia disponibile) e il prossimo appuntamento, così sai sempre a che punto siamo senza dover telefonare.

6. 6La consulenza online, se serve

   Da casa · 20-40 minuti

   Se dai controlli esce qualcosa (un’ipoteca da cancellare, una difformità catastale, una clausola da sistemare) o se vuoi semplicemente capire meglio l’atto, ci sentiamo: prenoti dall’agenda dello Studio scegliendo giorno e ora, su Google Meet, per telefono o in Studio. Se preferisci la videochiamata WhatsApp, ti chiamiamo noi all’ora fissata. Tutto quello che c’è da sapere è nella pagina Consulenza online. La consulenza serve a decidere insieme, non a «convincerti»: se l’atto giusto è un altro, te lo diciamo.

7. 7La bozza dell’atto, in anticipo

   Lo Studio · di regola 5 giorni lavorativi prima dell’atto

   Chiusi i controlli, fissiamo la data d’accordo con tutte le parti (e con la banca, se c’è un mutuo) e ti mandiamo la bozza dell’atto con il promemoria degli importi definitivi e delle modalità di pagamento. La trovi anche nell’area riservata. Leggila con calma e segnaci errori, dubbi o richieste: le correzioni si fanno adesso, non il giorno della firma. Chi vende prepara APE e documenti dell’immobile; chi compra dispone il bonifico (preferiamo il bonifico istantaneo, verificabile in Studio) o gli assegni circolari.

8. 8Gli originali in Studio, se possibile il giorno prima dell’atto

   In Studio · 15-30 minuti, senza appuntamento formale

   Qui il percorso online si ferma, per una buona ragione. Tutto quello che hai caricato serve per l’istruttoria, cioè per preparare la pratica: ma il notaio, prima di ricevere l’atto, deve vedere i documenti originali e confrontarli con quello che ha in mano. Per questo chiediamo di portarli in Studio, se possibile il giorno prima dell’atto (o comunque prima), così c’è il tempo di controllare tutto con calma e di rimediare se manca qualcosa, senza rinviare la firma.

   Cosa portare in originale (l’elenco esatto è nel promemoria della tua pratica):

   • documenti d’identità in corso di validità e tessere sanitarie con il codice fiscale di tutte le persone che firmano;
   • titoli di provenienza (copia dell’atto precedente, dichiarazione di successione, decreto), se non li abbiamo già richiesti noi;
   • planimetrie catastali e, se ci sono, pratiche edilizie, condoni, permessi, segnalazioni certificate di agibilità;
   • certificazioni: attestato di prestazione energetica (APE), dichiarazioni di conformità degli impianti, certificato di destinazione urbanistica per i terreni;
   • assegni circolari intestati come indicato nel promemoria, oppure le contabili dei bonifici già eseguiti (caparra, acconti, saldo);
   • procure, atti di assenso, autorizzazioni (per esempio del giudice tutelare), delibere e libri sociali per le società;
   • i moduli dello Studio firmati (incarico, antiriciclaggio, informative), se non li hai già inviati con firma digitale.

   Se un documento è nato digitale ed è firmato digitalmente (PAdES o CAdES), l’originale è quello: basta inviarlo dall’area riservata o via PEC, senza stamparlo.

9. 9L’atto: in presenza, oppure informatico con firma digitale nei casi ammessi

   In Studio · 45-90 minuti

   Il giorno dell’atto il notaio accerta l’identità di chi firma (art. 49 L. 89/1913), indaga la volontà delle parti (art. 47 L. 89/1913), legge l’atto ad alta voce, spiega ogni clausola e risponde alle domande; poi si firma. Le parti firmano in presenza del notaio: è la regola per ogni atto pubblico, e non c’è «rogito a distanza» che la sostituisca. Chi non può essere presente conferisce una procura a una persona di fiducia.

   L’atto può essere ricevuto anche come atto pubblico informatico, previsto dalla legge notarile dal 2010 (art. 47-bis L. 89/1913): il documento nasce digitale, le parti lo sottoscrivono personalmente, in presenza del notaio, con firma digitale o con firma elettronica, anche acquisendo la firma autografa su tavoletta (art. 52-bis L. 89/1913), e il notaio appone la propria firma digitale per ultimo. La firma digitale, quindi, cambia il supporto (file invece di carta), non la presenza. L’unica vera eccezione è quella prevista dal D.Lgs. 183/2021: la costituzione di SRL e SRLS con conferimenti in denaro può avvenire in videoconferenza sulla piattaforma nazionale del Notariato, con firma digitale delle parti e identificazione a distanza da parte del notaio, che può in ogni momento interrompere e chiedere la presenza fisica. Per gli atti immobiliari, le donazioni, i testamenti e le procure la videoconferenza non è ammessa. Se hai già una firma digitale o vuoi farla, la guida è in PEC e firma digitale.

10. 10Dopo l’atto: copia firmata, adempimenti, fattura

    Lo Studio · nei termini di legge, di regola entro 30 giorni

    Registriamo l’atto, lo trascriviamo nei registri immobiliari e facciamo la voltura catastale (o il deposito al Registro delle imprese per le società) con un unico invio telematico. Poi carichiamo nella tua area riservata la copia dell’atto in PDF/A firmata digitalmente dal notaio (formato PAdES: la firma è dentro il PDF e chiunque può verificarla), con la nota di trascrizione e le ricevute degli adempimenti; ti avvisiamo per email quando è pronta. Il PDF/A è il formato di archiviazione a lunga durata: si aprirà anche fra vent’anni. La fattura elettronica arriva tramite il Sistema di interscambio (SdI) nel tuo cassetto fiscale, con copia via email se la chiedi. Per copie autentiche, certificati e tutto quello che può servire dopo, c’è la pagina Adempimenti dopo l’atto.

Cosa puoi fare da casa e cosa richiede la presenza?

Perché gli originali vanno visti prima, e non bastano le foto?

Perché il notaio risponde di quello che attesta. Una carta d’identità in foto può essere scaduta, ritoccata o di un’altra persona; una planimetria scansionata può essere una versione vecchia; un assegno circolare esiste solo in originale; una procura straniera ha bisogno di apostille e traduzione che si controllano sul documento vero. La legge affida al notaio l’accertamento dell’identità delle parti e, per l’antiriciclaggio, l’adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo con documenti validi (art. 18 D.Lgs. 231/2007). Se lo facciamo il giorno prima, un documento scaduto si rinnova, una planimetria diversa si chiarisce con il tecnico, un assegno intestato male si rifà in banca, e la firma resta al suo posto. Se lo scopriamo in sala, l’atto slitta. Per questo la regola dello Studio è semplice: tutto online fino alla bozza, gli originali in Studio prima dell’atto, la firma davanti al notaio.

Cosa fa il notaio

Il notaio è un pubblico ufficiale, e il percorso online non cambia il suo compito: cambia solo il modo in cui i documenti arrivano. Nella pratica a distanza il notaio legge il titolo di provenienza e le visure, verifica la regolarità urbanistica e catastale e i poteri di chi firma, redige la bozza e la spiega, controlla gli originali e l’identità delle parti, accerta che la volontà espressa nell’atto sia davvero quella di chi firma e che tutti abbiano capito, riceve l’atto e lo conserva, esegue registrazione, trascrizione e volture, e rilascia le copie. Quando l’atto è informatico, verifica anche la validità dei certificati di firma e appone la propria firma digitale per ultimo; quando la legge ammette la videoconferenza (costituzione di SRL e SRLS), usa la piattaforma nazionale del Notariato e può interrompere la stipula se ha un dubbio sull’identità o sulla capacità delle parti. Il notaio decide anche, caso per caso, se un documento può essere accettato in copia o serve l’originale: la lista qui sopra è la regola, il promemoria della tua pratica è la conferma.

Le parole difficili nel Glossario; i conti negli Strumenti notarili; le risposte brevi nelle Domande frequenti; l’elenco di ciò che serve, atto per atto, in Documenti da portare in Studio.

Domande frequenti

Fonti per verificare

• Legge notarile, art. 47 (indagine della volontà), art. 49 (accertamento dell’identità), art. 47-bis (atto pubblico informatico) e art. 52-bis (sottoscrizione dell’atto informatico in presenza del notaio) della L. 16 febbraio 1913, n. 89 – normattiva.it
• Art. 2 D.Lgs. 8 novembre 2021, n. 183 (costituzione di SRL e SRLS in videoconferenza sulla piattaforma del Notariato) – normattiva.it
• Codice dell’amministrazione digitale, art. 20 (validità del documento informatico firmato), art. 23 (copie) e art. 24 (firma digitale) del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – normattiva.it
• Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 25 (effetti giuridici delle firme elettroniche) – eur-lex.europa.eu
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 5 e 32 (principi e sicurezza del trattamento) – eur-lex.europa.eu
• Art. 18 e art. 31 D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 (adeguata verifica e conservazione per dieci anni) – normattiva.it
• Art. 9 D.L. 24 gennaio 2012, n. 1 (conv. L. 27/2012: preventivo di massima scritto) – normattiva.it
• Consiglio Nazionale del Notariato, Guide per il cittadino e informazioni sull’atto notarile informatico e sulla costituzione online delle SRL – notariato.it

Contenuto elaborato con il supporto dell’intelligenza artificiale e verificato dal notaio, che lo ha riletto e corretto.