Il rogito è fissato per il 14, tu vivi a Monaco di Baviera e il tuo capo ti ha appena detto che quella settimana non si muove nessuno. Oppure tua sorella sta in Australia, la casa dei genitori si vende e lei non può fare ventiquattro ore di aereo per firmare mezza pagina. Non serve prendere l’aereo: serve una procura. Ma va fatta nel modo giusto, e il modo giusto cambia a seconda del Paese in cui ti trovi.
Perché non basta un foglio firmato
La procura è l’atto con cui dai a qualcuno il potere di firmare al posto tuo. Il codice civile dice una cosa sola, ma decisiva: la procura deve avere la stessa forma richiesta per l’atto che il procuratore andrà a fare (art. 1392 del codice civile). Siccome una compravendita immobiliare si fa per atto pubblico o per scrittura privata autenticata, anche la procura vuole un pubblico ufficiale: un notaio o un console.
È il motivo per cui una lettera firmata a casa, per quanto chiara e sincera, non serve a niente: nessuno ha verificato che a firmarla sia stata davvero quella persona. E per lo stesso motivo non bastano una scansione, una foto del documento o una firma copiata e incollata.
Speciale o generale: quale ti serve
La procura speciale riguarda un affare preciso: vendere quell’appartamento, comprare quel box, accendere quel mutuo. Dice che cosa si può fare, a quali condizioni, e si esaurisce quando l’atto è firmato. È quella che usiamo nel novantacinque per cento dei casi, ed è anche la più sicura: non lascia in giro poteri che non servono più.
La procura generale dà il potere di amministrare un intero patrimonio, o una sua parte, senza limiti di tempo. Ha senso in situazioni diverse: un genitore anziano che vive lontano, un patrimonio da gestire per anni, una persona che passa lunghi periodi fuori dall’Italia. Ma è uno strumento impegnativo, che va costruito con attenzione e sempre a ragion veduta.
Un consiglio pratico, valido quasi sempre: se il problema è un solo atto, fai una procura speciale. Costa meno, si scrive meglio e si spegne da sola.
Le tre strade per firmarla dall’estero
1. Il consolato italiano: la strada corta
I capi degli uffici consolari italiani hanno funzioni notarili (art. 28 del d.lgs. 71/2011): possono ricevere una procura esattamente come farebbe un notaio in Italia, applicando la legge italiana. Il vantaggio è grosso: l’atto non è un atto straniero, quindi niente apostille, niente legalizzazione, niente traduzione.
C’è un limite da conoscere prima di prenotare: il console esercita le funzioni notarili nei confronti dei cittadini italiani. Se chi deve firmare non ha la cittadinanza italiana, questa strada non è percorribile e si passa alla seconda.
Nella pratica: si prenota l’appuntamento sul sito del consolato competente, si portano documento e codice fiscale, si pagano i diritti consolari. Il testo della procura lo prepariamo noi e te lo mandiamo: tu lo consegni al consolato già pronto. È il modo di evitare che ti facciano firmare un modulo generico che poi al rogito non basta.
2. Il notaio del posto, con l’apostille
Se il consolato è lontano, o se chi firma non è cittadino italiano, si va da un notaio del Paese in cui ti trovi. L’atto però nasce straniero, e per farlo valere in Italia bisogna certificare che quella firma è davvero di un pubblico ufficiale di quel Paese.
Per i Paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 — e sono la grande maggioranza — questo si fa con l’apostille: un timbro standard, sempre uguale, rilasciato da un’autorità designata dallo Stato di origine. Non la mette il notaio: la richiedi tu, o il notaio per tuo conto, all’ufficio competente di quel Paese. In Italia, per capirci, sull’atto notarile l’apostille la appone la Procura della Repubblica.
Poi serve la traduzione in italiano. L’apostille in sé no, perché ha un contenuto fisso e riconoscibile ovunque; il testo della procura sì.
3. Il notaio del posto, con la legalizzazione
Nei Paesi che non aderiscono alla Convenzione dell’Aja l’apostille non esiste e si torna al sistema vecchio: la legalizzazione, che per gli atti destinati all’Italia fanno le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane in quel Paese (art. 33, comma 2, del d.P.R. 445/2000). Stessa logica, un passaggio in più e qualche giorno in più.
All’opposto, ci sono casi in cui non serve né l’una né l’altra. La Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 abolisce ogni legalizzazione tra gli Stati che l’applicano (tra cui Italia, Francia, Belgio, Danimarca e Irlanda), e convenzioni bilaterali prevedono esenzioni con l’Austria e con la Germania. È una verifica che facciamo noi caso per caso: dicci in che Paese ti trovi e ti diciamo se quel timbro serve o no.
Il passaggio che quasi nessuno si aspetta: il deposito
Qui casca la maggior parte delle persone, perché è un passaggio che all’estero nessuno ti racconta. Una procura ricevuta da un notaio straniero, prima di poter essere usata in Italia, va depositata presso un notaio italiano (o presso l’Archivio notarile): lo prevede l’art. 106, n. 4, della legge notarile del 1913. Il notaio redige un verbale di deposito, lo annota a repertorio e da quel momento la procura è utilizzabile qui.
Il regolamento notarile (art. 68 del r.d. 1326/1914) aggiunge due condizioni: l’atto dev’essere regolarmente legalizzato o apostillato e dev’essere accompagnato dalla traduzione in italiano, fatta dal notaio se conosce la lingua, altrimenti da un perito scelto dalle parti.
La buona notizia è che il deposito non è un ostacolo: si fa in giornata, insieme al resto della pratica. Va però messo in conto nel calendario, e soprattutto va fatto prima del rogito, non la mattina stessa. La procura ricevuta dal console italiano, invece, non è un atto straniero e non ha bisogno di questo passaggio — anche se il deposito resta la via più ordinata quando l’atto va poi trascritto nei registri immobiliari.
Attenzione alla parola «notaio»
In Italia, in Francia, in Germania, in Spagna e in gran parte d’Europa e del Sudamerica il notaio è un pubblico ufficiale che accerta l’identità di chi ha davanti, controlla la legalità dell’atto e se ne assume la responsabilità. Nei Paesi di lingua inglese il notary public può essere una figura molto diversa e con poteri più limitati: in certi Stati americani è sostanzialmente un testimone di firma.
Non vuol dire che quella procura non vada bene: vuol dire che dal documento deve risultare in modo chiaro che il pubblico ufficiale ha identificato la persona e che la firma è stata apposta in sua presenza. È esattamente la cosa che si verifica prima, non dopo. Mandaci la bozza o il modulo che ti hanno proposto: in mezz’ora sappiamo se regge.
Cosa deve contenere: il punto dove si sbaglia di più
Quasi tutti i rinvii che vediamo non nascono da un timbro mancante: nascono da una procura scritta troppo stretta. Il procuratore può fare solo quello che la procura gli permette di fare, e al rogito ci sono molte cose da dire oltre a «vendo» e «compro». Una procura completa contiene:
- i dati di chi delega e di chi è delegato, con i rispettivi documenti;
- l’identificazione precisa dell’immobile: indirizzo e dati catastali, non «la casa di famiglia»;
- il prezzo, o almeno il prezzo minimo e i criteri entro cui il procuratore può muoversi;
- il potere di incassare e quietanzare il prezzo, o di riceverlo con assegni intestati a chi vende;
- il potere di rendere tutte le dichiarazioni di legge: agevolazioni prima casa, conformità catastale e urbanistica, dichiarazioni antiriciclaggio, mediazione immobiliare, provenienza dei fondi;
- se serve, il potere di accendere il mutuo e di costituire ipoteca: sono poteri diversi dal vendere e dal comprare, e vanno scritti;
- una previsione espressa se il procuratore è anche controparte dell’affare — per esempio il figlio che compra dalla madre rappresentandola: il codice civile (art. 1395) vieta il contratto con se stessi, salvo autorizzazione specifica.
Per questo la procura la scriviamo noi. Non è zelo: è la parte che evita di doverla rifare, e rifarla dall’Australia significa un mese perso.
E la firma digitale? Non si può fare tutto online?
È la domanda più frequente, e la risposta oggi è metà sì e metà no. L’atto notarile informatico esiste da anni e lo Studio lo usa; quello che non esiste, per la compravendita, è la stipula a distanza in videoconferenza.
Il collegamento da remoto oggi è ammesso per la costituzione online di srl e srls, introdotta dal d.lgs. 183/2021 in attuazione della direttiva UE 2019/1151: le parti si identificano con SPID o CIE, firmano digitalmente e il notaio riceve l’atto in videoconferenza. Le compravendite immobiliari, le donazioni e i mutui con ipoteca restano invece atti da fare in presenza.
Tradotto: se devi comprare o vendere casa e sei all’estero, la strada è la procura. Se devi aprire una società, possiamo davvero farlo da schermo a schermo.
Tempi: l’errore è partire tardi
Nessuno di questi passaggi è lungo. Sommati, però, fanno settimane:
- prepariamo il testo e te lo mandiamo: uno o due giorni;
- appuntamento al consolato o dal notaio locale: da pochi giorni a diverse settimane, secondo la sede;
- apostille o legalizzazione: da un giorno a un paio di settimane;
- traduzione: due o tre giorni;
- spedizione dell’originale cartaceo in Italia: questo è il passaggio che frega tutti. Serve il documento fisico, non la scansione. Con un corriere sono pochi giorni, con la posta ordinaria possono essere tre settimane;
- deposito dal notaio: in giornata.
La regola pratica che diamo a tutti: dal momento in cui si fissa la data del rogito, conta almeno un mese. Se ne hai di meno, dillo subito: spesso si trova la scorciatoia giusta, ma va cercata all’inizio, non il giorno prima.
Un esempio con le date
Giovanni vive a Manchester e vende con la sorella la casa di famiglia al Vomero. Giorno 1: ci manda i documenti e riceve la bozza bilingue della procura speciale. Giorno 5: firma davanti a un notary public a Manchester. Giorno 10: l’apostille del Foreign Office è pronta e l’originale parte per corriere. Giorno 14: depositiamo la procura in Studio con la traduzione. Giorno 20: la sorella firma il rogito anche per lui. Con il consolato i tempi dipendono dall’agenda della sede; con la legalizzazione da un Paese fuori dalla Convenzione dell’Aja servono spesso quattro-sei settimane.
Cambiare idea: come si revoca
Una procura si revoca quando vuoi, e la revoca si fa nella stessa forma. C’è però una regola che protegge chi si è fidato in buona fede: la revoca va portata a conoscenza dei terzi con mezzi idonei (art. 1396 del codice civile). Se non lo fai, chi ha contrattato senza saperlo può essere tutelato lo stesso.
In concreto: si fa l’atto di revoca dal notaio, si ritira l’originale della procura se è possibile e si avvisa chi era coinvolto nell’affare. È un altro buon motivo per preferire la procura speciale: finito l’atto, si spegne da sola.
Domande frequenti
Posso mandare la procura per email?
Per avviare la pratica sì, e anzi mandacela appena ce l’hai: così controlliamo subito che sia a posto. Ma al rogito serve l’originale cartaceo, con il timbro dell’apostille o la legalizzazione in originale. Falla partire con un corriere tracciato lo stesso giorno in cui la firmi.
Vivo a Londra: posso andare da un notary public inglese?
Sì, i notaries public inglesi sono pubblici ufficiali abilitati e le loro procure si usano regolarmente in Italia, con apostille e traduzione. Il punto non è il Paese, è il contenuto: dal documento deve risultare che ti hanno identificato e che hai firmato davanti a loro. Se sei in dubbio, il consolato italiano a Londra resta la strada più lineare, sempre che tu sia cittadino italiano.
Il consolato può farla anche se non sono cittadino italiano?
No: le funzioni notarili del console si esercitano nei confronti dei cittadini italiani all’estero. Se chi deve firmare non ha la cittadinanza, si va dal notaio del posto con apostille o legalizzazione. È la situazione tipica di una coppia mista che compra insieme: uno può andare al consolato, l’altra no. Si fanno due procure diverse e l’atto si firma lo stesso.
Chi può essere il mio procuratore?
Chiunque sia maggiorenne e capace, e di cui ti fidi: un familiare, un amico, un professionista. Non serve che sia un avvocato o un tecnico. L’unico caso da trattare con cura è quando il procuratore è anche la controparte dell’affare, oppure rappresenta entrambe le parti: là il codice civile chiede un’autorizzazione specifica e la procura va scritta di conseguenza.
Posso comprare casa in videoconferenza, senza procura?
Oggi no. La stipula a distanza è ammessa per la costituzione online di srl e srls, non per le compravendite immobiliari, le donazioni e i mutui ipotecari. Per quelle serve la presenza fisica: la tua, o quella di un procuratore.
Le fonti di questa pagina
- Artt. 1392, 1395 e 1396 del codice civile, sulla forma della procura, sul contratto con se stesso e sulla revoca opponibile ai terzi.
- Art. 28 del d.lgs. 3 febbraio 2011, n. 71 (ordinamento e funzioni degli uffici consolari), sulle funzioni notarili dei capi degli uffici consolari italiani nei confronti dei cittadini italiani all’estero.
- Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 sull’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri, che istituisce l’apostille.
- Art. 33 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, sulla legalizzazione degli atti esteri da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane e sulla certificazione delle traduzioni.
- Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sull’esenzione dalla legalizzazione, e convenzioni bilaterali con l’Austria (30 giugno 1975, legge 342/1977) e con la Germania (7 giugno 1969, legge 176/1973).
- Art. 106, n. 4, della legge 16 febbraio 1913, n. 89 (legge notarile) e art. 68 del r.d. 10 settembre 1914, n. 1326 (regolamento notarile), sul deposito degli atti ricevuti all’estero e sulla traduzione.
- D.lgs. 8 novembre 2021, n. 183, attuativo della direttiva UE 2019/1151, sulla costituzione online di società a responsabilità limitata con atto pubblico informatico e collegamento in videoconferenza.
- Consiglio Nazionale del Notariato, studi e materiali in tema di atti provenienti dall’estero; Fondazione Italiana del Notariato, Gli atti provenienti dall’estero.
Devi firmare e sei lontano? Scrivici prima di prenotare
Dicci tre cose: in che Paese ti trovi, se hai la cittadinanza italiana e che atto devi fare. Con queste ti diciamo quale delle tre strade è la tua, quanto tempo ci vuole davvero e ti mandiamo il testo della procura già pronto da portare al consolato o dal notaio locale.
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