Il notaio ha chiuso lo studio: dove è finito il mio atto?

È all’Archivio notarile distrettuale, un ufficio del Ministero della Giustizia. Quando un notaio cessa l’attività, i suoi atti e i suoi repertori passano lì, e lì restano per cent’anni. La copia autentica la chiedi a quell’ufficio, non agli eredi del notaio.

È una delle cose meno note del sistema notarile, e una delle più utili da sapere quando serve un documento vecchio e nessuno ricorda più dove cercarlo.

Cent’anni, poi l’Archivio di Stato

L’atto notarile non è un documento privato che due parti si scambiano e poi conservano come possono. È un atto pubblico che entra in un circuito di conservazione garantito dallo Stato.

Finché il notaio è in esercizio, gli originali stanno nel suo studio ed è lui a rilasciare le copie. Quando cessa — per pensionamento, trasferimento o decesso — tutto passa all’Archivio notarile del distretto in cui esercitava, che lo custodisce per un secolo. Superati i cent’anni, gli atti vengono versati agli Archivi di Stato, dove diventano materiale storico consultabile.

Un esempio. Nel 1994 i tuoi genitori comprano casa da un notaio che cessa l’attività nel 2009. Oggi, per una successione o per rivendere, serve la copia autentica di quell’atto. Lo studio non esiste più e non esiste più nemmeno il notaio: l’atto però è all’Archivio notarile, che lo conserva fino al 2094. La copia si chiede lì, si paga un diritto fissato per decreto ministeriale e arriva. Nessuna causa, nessun mistero.

Come si chiede la copia

La domanda si presenta allo sportello dell’Archivio, per corrispondenza o, per gli atti informatici, per via telematica. Hanno diritto alla copia le parti dell’atto, i loro eredi e i loro aventi causa: non è un archivio aperto a chiunque, ed è giusto che non lo sia.

Il passaggio che blocca più spesso le persone non è la domanda, è l’identificazione dell’atto: serve sapere almeno il nome del notaio e l’anno, meglio se anche il numero di repertorio. Se non li hai, si risale per altre strade — la nota di trascrizione nei registri immobiliari, per esempio, riporta gli estremi dell’atto. Lo Studio può occuparsi della ricerca e della richiesta: vedi Servizi al cittadino.

Il Registro generale dei testamenti

Sempre gli Archivi notarili gestiscono, presso l’Ufficio centrale, il Registro generale dei testamenti, istituito dalla legge 307/1981. Serve a una domanda sola, ma decisiva: questa persona ha lasciato un testamento?

Il registro copre l’Italia e, grazie alla Convenzione di Basilea, anche gli altri Paesi europei aderenti — utile quando il defunto ha vissuto o lavorato all’estero. La certificazione si richiede per via telematica.

È il primo accertamento da fare quando muore un familiare, prima di qualunque altra cosa. Scoprire che esisteva un testamento a successione già avviata, con la dichiarazione presentata e magari qualche bene già venduto, costa tempo e denaro a tutti gli eredi.

E finché il notaio esercita, chi lo controlla?

Lo stesso Archivio, insieme al Consiglio notarile: ogni due anni gli atti vengono ispezionati uno per uno (articoli 128 e 129 della legge notarile). Cosa guardano nel concreto lo abbiamo raccontato in Cosa fa il notaio per te prima del rogito e non lo ripetiamo qui.

Vale invece la pena dire cosa succede dopo, perché quasi nessuno lo sa. Il procedimento disciplinare può essere avviato dal Consiglio notarile, dal Procuratore della Repubblica o dal capo dell’Archivio notarile — quest’ultimo proprio per le infrazioni rilevate in sede di ispezione. A decidere non è né il Consiglio né un giudice, ma la Commissione regionale di disciplina, la CoReDi, un organo introdotto dal D.Lgs. 249/2006 e distinto da entrambi.

Le sanzioni sono cinque, in ordine crescente: avvertimento, censura, sanzione pecuniaria, sospensione, destituzione. L’ultima è la fine della carriera. È il motivo per cui un notaio, davanti a una richiesta irregolare, dice di no anche quando dire di sì sarebbe più comodo per tutti — un punto che tocchiamo anche in Il notaio lo pago io: perché non sta dalla mia parte.

Cosa fare in pratica

1. Per una copia, parti dal nome del notaio e dall’anno. Se è ancora in esercizio, la copia la chiedi al suo studio; se ha cessato, all’Archivio notarile del distretto dove esercitava. Se non hai né nome né anno, si risale dalla nota di trascrizione.
2. Alla morte di un familiare, chiedi subito la certificazione al Registro generale dei testamenti. È un passaggio rapido e va fatto prima di impostare la successione, non dopo.
3. Tieni comunque le tue copie in casa. Recuperarle si può sempre, ma ogni recupero è tempo aggiunto a una pratica che spesso ha già una scadenza. L’elenco di cosa serve per ciascun tipo di atto è nella pagina Documenti da portare in Studio; le parole tecniche sono nel glossario e altre risposte rapide nelle domande frequenti.

Studio Notarile Marco Fiorentino — Napoli

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