Serie «Società: gli orientamenti che contano» — puntata 6 di 8
Marco Fiorentino, notaio in Napoli dal 2011 · verificato il 16 settembre 2026
In breve
- Il verbale di un’assemblea con soci collegati in videoconferenza segue le stesse regole di un’assemblea interamente in presenza (orientamento A.A.13, 2022).
- La tecnologia usata deve garantire percezione diretta da parte del notaio, identificazione certa dei partecipanti e possibilità reale di intervenire e votare.
- Serve una clausola statutaria che ammetta la partecipazione a distanza: se manca, va introdotta prima.
Da quando la pandemia ha reso familiari le riunioni su schermo, molti soci si chiedono se l’assemblea della propria srl o spa possa tenersi (in tutto o in parte) in videoconferenza, con il notaio collegato da remoto insieme a soci sparsi tra Napoli, Milano e magari l’estero. La risposta è sì, mai come oggi, ma con regole precise: l’orientamento A.A.13 del Comitato Triveneto dei Notai, pubblicato nel 2022, fissa i paletti che il notaio verbalizzante deve rispettare.
Stessa forma, stesse regole: il verbale non cambia
Il primo punto, forse il più importante, è anche il più semplice: il verbale di un’assemblea con intervento mediante mezzi di telecomunicazione soggiace alle stesse regole e alle stesse modalità redazionali di quello di un’assemblea interamente in presenza. Non esiste un modello «light» per le riunioni online: il contenuto, la forma e il valore probatorio dell’atto restano identici, cambia solo il modo in cui i partecipanti sono fisicamente presenti nella riunione.
Cosa deve garantire la tecnologia usata
Non basta un collegamento video qualsiasi. Gli orientamenti chiariscono che i mezzi di telecomunicazione adottati devono permettere al notaio di:
- percepire personalmente quanto avviene durante la riunione, in tempo reale;
- verificare l’identità dei partecipanti collegati da remoto;
- accertare che ciascuno possa intervenire oralmente sugli argomenti in discussione;
- controllare il rispetto del metodo collegiale: discussione e votazione ordinate, non un semplice scambio di messaggi.
Resta comunque al notaio verbalizzante la scelta delle modalità di verbalizzazione più adatte al caso concreto, proprio perché — chiarisce l’orientamento — l’intervento in assemblea con mezzi di telecomunicazione è un intervento reale, non una finzione: chi partecipa da remoto è presente esattamente come chi è seduto in sala.
Assemblea in presenza, assemblea telematica: cosa deve risultare dal verbale
Che l’assemblea si svolga fisicamente o con il ricorso, anche solo parziale, a strumenti di telecomunicazione, il verbale deve sempre riportare gli stessi elementi richiesti dalla legge per le assemblee: data, luogo di convocazione (anche quando alcuni partecipano da remoto), presenze, discussione e delibere. La modalità di partecipazione, in sé, non ha alcuna rilevanza ai fini dei controlli che il notaio è tenuto a svolgere: verifica la regolarità della convocazione e della rappresentanza del capitale nello stesso modo, sia che l’assemblea si tenga in presenza sia che si tenga in videoconferenza.
Un aspetto pratico su cui in Studio richiamiamo sempre l’attenzione: prima della riunione va verificato che lo statuto della società consenta la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione (una clausola spesso già presente, ma non sempre) e, se manca, va introdotta con una modifica statutaria prima di poter tenere assemblee davvero miste o interamente da remoto.
Videoconferenza in assemblea e costituzione online della società: due cose diverse
Da non confondere con un tema vicino ma distinto: la costituzione online di una srl tramite videoconferenza, introdotta dal D.Lgs. 183/2021 in attuazione di una direttiva europea, che riguarda l’atto costitutivo stipulato a distanza tramite una piattaforma dedicata messa a disposizione dal Consiglio Nazionale del Notariato. L’orientamento A.A.13 di cui parliamo qui, invece, riguarda le assemblee delle società già costituite, con soci che intervengono da remoto a una riunione condotta secondo le regole ordinarie: due strumenti diversi, nati in momenti diversi, che condividono però la stessa filosofia di fondo — la presenza a distanza, se ben garantita, vale come presenza vera.
⏳ Com’era prima del 2004
Curiosamente, il tema delle riunioni a distanza non è affatto nuovo: già nel 1997 il Tribunale di Milano, in sede di omologazione, riteneva legittima la clausola che consentiva di tenere le riunioni del consiglio di amministrazione in video-conferenza, purché fosse garantita l’identificazione dei partecipanti e la possibilità di intervenire attivamente nel dibattito — principi che, in sostanza, ritroviamo quasi identici nell’orientamento A.A.13 di venticinque anni dopo. Ciò che è cambiato non è la sostanza della regola, ma il fatto che oggi quella verifica di legittimità, prima riservata al giudice dell’omologazione, spetta direttamente al notaio verbalizzante.
Concetti tratti dalla Raccolta sistematica delle massime ufficiose del Tribunale di Milano in tema di omologazione di atti societari (Agostini-Notari, agg. dicembre 2000): all’epoca la costituzione e le modifiche delle società di capitali erano soggette al controllo preventivo del giudice (omologazione), poi soppresso dall’art. 32 della legge 340/2000 e superato dalla riforma del diritto societario del 2003.
⚖️ Cosa fa il notaio
- Verifica che lo statuto consenta la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione, prima di tenere l’assemblea in questa forma.
- Accerta l’identità di ciascun partecipante collegato da remoto, con gli stessi standard di rigore di un’assemblea in presenza.
- Controlla che tutti possano intervenire realmente nella discussione e nella votazione.
- Redige il verbale con lo stesso contenuto e la stessa forma di un’assemblea interamente in presenza.
Per approfondire sul sito
Se organizzi un’assemblea con soci non tutti a Napoli, la pagina preventivo per una srl a Napoli indica come impostare l’incontro con lo Studio. Se sei un commercialista o un avvocato che assiste società con soci sparsi sul territorio, trovi materiali utili nella pagina per i professionisti, mentre chi fa cosa chiarisce i compiti di ciascuno nella preparazione dell’assemblea. La guida su PEC e firma digitale è essenziale per la convocazione e la trasmissione dei documenti, e con gli strumenti notarili puoi verificare i quorum applicabili alla tua società.
Domande frequenti
Un socio può votare in assemblea collegandosi solo con una chiamata telefonica? +
Non è escluso in linea di principio, ma serve comunque garantire identificazione certa, percezione da parte del notaio e possibilità reale di intervenire: uno strumento video con questi requisiti è preferibile a una semplice telefonata.
Serve modificare lo statuto per poter fare assemblee in videoconferenza? +
Se lo statuto non prevede già questa possibilità, sì: va introdotta una clausola apposita prima di poter tenere assemblee con soci collegati da remoto.
Il verbale di un’assemblea in videoconferenza è diverso da quello di un’assemblea in presenza? +
No, segue le stesse regole e le stesse modalità redazionali: cambia solo il modo in cui i partecipanti sono presenti, non il contenuto o il valore dell’atto.
La videoconferenza in assemblea è la stessa cosa della costituzione online della srl? +
No: sono due strumenti distinti. La videoconferenza in assemblea riguarda le riunioni di società già esistenti; la costituzione online (D.Lgs. 183/2021) riguarda l’atto costitutivo stipulato a distanza tramite piattaforma dedicata.
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Fonti per verificare
- Comitato interregionale dei Consigli Notarili delle Tre Venezie, Orientamenti del Comitato Triveneto dei Notai in materia di atti societari, massima A.A.13 (edizione 2025) — notaitriveneto.it
- Codice civile, art. 2370, comma 4 (intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione) — normattiva.it
- D.Lgs. 8 novembre 2021, n. 183, attuazione della direttiva UE 2019/1151 sulla costituzione online delle società — normattiva.it
- Consiglio Notarile di Milano, Massime della Commissione Società (fonte pubblica di confronto) — consiglionotarilemilano.it
- Consiglio Nazionale del Notariato, piattaforma per la costituzione online delle società e guide per il cittadino — notariato.it
Aggiornato il 24 settembre 2026.
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